C3A-Extensies 2008 voor Bestek en Meetstaat

Al meer dan twintig jaar wordt bij C3A een specifieke C3A-lastenboekmethodiek toegepast met Microsoft Office. De meeste C3A-Userclubleden hebben zich ondertussen deze handige werkmethodiek - ondersteund door de C3A-Extensies - eigen gemaakt. Dankzij specifieke Word- en Excel-faciliteiten zijn immers heel wat nuttige technieken beschikbaar. De wisselwerking tussen bestekken in Word en meetstaten in Excel speelt hierbij een grote rol.

Microsoft Office 2007 was voor C3A een gepaste gelegenheid om deze C3A-Extensies weer een stap verder uit te bouwen. In dit artikel leggen we vooreerst het concept uit van de C3A-Werkmethodiek voor Bestek & Meetstaat. We zetten ook nog even kort de voordelen van deze benadering op een rijtje. Tenslotte eindigen we met een overzicht van de nieuwste functionaliteiten en optimalisaties in onze C3A-Extensies 2008.

Concept

De administratieve C3A-Extensies zijn uitbreidingen op de basissoftware Word en Excel. Deze C3A-Modules omvatten vooral een werkmethode en handige mechanismen om bouwdata vlot op te maken en te verwerken. Inmiddels zijn de C3A-Extensies dan ook uitgegroeid tot een onmisbare tool bij de informatisering van de bouwvoorbereiding. Het gros van de actieve ontwerpers in Vlaanderen en Brussel doet een beroep op de C3A-Extensies voor de geautomatiseerde opmaak van bestekken en meetstaten, maar ook voor de gestructureerde opbouw van hun CAD-tekeningen conform duidelijke afsprakenstelsels. Op die manier evolueren deze extensies -vandaag in Vlaanderen en Brussel, stilaan ook in Franstalig België- tot een heuse gebruikers-standaard.

Bestekken met Word

De C3A-methodiek bij het opmaken van beschrijvende bestekteksten is vooral gebaseerd op het goed gebruik van Stijlen en Outlining in Word. Bij goed voorbereide bestekteksten kan men in de Outline View alle artikels schrappen die niet van toepassing zijn, veel gemakkelijker dan te moeten zoeken naar eventueel benodigde artikels. Via de outlining-techniek met verschillende headings kan men bovendien heel gemakkelijk gestructureerd specifieke artikels in de basisbestektekst terugvinden. Na de selectie van de juiste artikels moet men de teksten nog verder in detail nazien en bijwerken. Diverse stijlen laten toe hierbij heel efficiënt te werken.

In de C3A-Bestekribbon zijn diverse macro's samengebracht. Via zo'n knoppen worden de artikels vanzelf van een meetcode voorzien, zodat een artikellijst ter voorbereiding van de meetstaat automatisch af te leiden is.

De macro "GenereerBestek" kan automatisch alle artikels in de tekst selecteren (of de overige schrappen), indien vooraf de meetstaat opgemaakt werd! Een overzicht van enkele belangrijke functionaliteiten:

• De ribbon “Bestek” met een aantal druktoetsen om de verschillende macro’s te laten lopen (ipv de vroegere toolbar).
• Stijlen die de verschillende onderdelen van de teksten in titelniveaus onderverdelen, of bepaalde tekstdelen op een specifieke wijze formatteren.
• Macro’s om verschillende specifieke opdrachten, zoals aanmaken van volgnummers, behandelen van meeteenheden, of maken van inhoudstabel, uit te voeren.
• Stijlen als "FACULT" en “OFWEL” duiden via een opvallende kleur aan dat er een keuze moet gemaakt worden ; waar in een tekstdeel een keuze moet gemaakt worden tussen verschillende opties, zijn deze in een opvallende rode textStyle "OptieChar" geformatteerd, en waar iets moet ingevuld worden zijn 3 rode asterisken aangebracht.
• Alle artikels worden voorzien van de meeteenheden op het einde van de titelparagraaf, en bij alle artikels wordt een volgnummer aangebracht.
• Een style "Nota" geeft bijkomende inlichtingen voor de ontwerper. Deze teksten dienen bij het uitprinten onzichtbaar gemaakt te worden, of kunnen automatisch uit de tekst geschrapt worden. 
• Een style "Revisiedatum" vermeldt de datum van laatste aanpassing per artikel.
• De model-bestekteksten zijn zo goed mogelijk vóór-geformatteerd om het gebruik ervan te vergemakkelijken.

Meetstaten en Vorderingstaten met Excel

fig.: Aankondiging C3A-workshops op de C3A-Website

Deze C3A-Extensies zijn ondertussen uitgegroeid tot een uitgebreide Visual Basic XLA-applicatie. In een hulpbestand Measure2008.LIB is ruimte voor heel wat voorkeurs-instellingen, en worden meerdere artikellijsten en referentie-prijslijsten bijgehouden. Diverse macro's verzorgen de overdacht van gegevens van de artikellijst naar de detailmeetstaat, en via één knop op de Meetstaat-ribbon wordt volautomatisch een 'gelinkte' samenvatting afgeleid. C3A-functies maken het geheel duidelijk begrijpbaar en efficiënt om te verwerken.

Aanvullend op de samenvattende meetstaat zijn heel wat voorzieningen getroffen om kostenramingen en prijsvergelijkingen automatisch te kunnen opmaken. Zo kan op een vlotte manier vanuit een referentie-prijslijst een kostenraming gemaakt worden. Extra macro’s bieden de functionaliteit om gemakkelijk prijsvariantes van verschillende aannemers te berekenen. Vanuit de samenvattende meetstaat kan ook een Vorderingstaat gegenereerd worden, die alle administratieve formulieren die hierbij verwacht worden in één overzichtelijk Excel-werkboek combineert.

Tijdens onze C3A-Workshops en cursussen komen specifieke technieken met de artikellijsten aan bod, evenals de mogelijkheden om met meerdere detail- en samenvattende meetbladen te kunnen werken. Ook het tussenschuiven van gekoppelde artikels in de detail- én samenvattende meetstaat vraagt blijkbaar wat extra uitleg. Dat iedereen naar wens extra eenheden kan toevoegen, weten de meeste gebruikers al, maar wat met "artikels" en "subartikels" bedoeld wordt, wordt wel duidelijk tijdens de C3A-Infosessies. Om automatisch in Word het bestek te laten samenstellen nadat de meetstaat vanaf een artikellijst vooraf gemaakt is, vraagt wel de nodige voorbereiding!

Waarom MS-Office met C3A-Extensies?

Tools aanvullend op Word en Excel

De C3A-Tools bevatten een aantal werkmethodes, routines en stijlen om het aanmaken van bestekken in Word te automatiseren. De bestekteksten worden gekoppeld aan een sjabloon “Specs2008.dotm” die een aantal stijlen en macro’s bevat voor dat doel. Hierdoor kunnen nadien automatisch meet- en vorderingstaten ontwikkeld worden. Ook de omgekeerde weg is mogelijk waarbij men in de meetstaat een lijst met artikels voorbereidt waarmee men dan automatisch de juiste artikels uit een moederbestek genereert. Het schema hiernaast maakt deze dubbele benadering duidelijk.

Om de conformiteit tussen bestek en meetstaat te garanderen is in het systeem een methodiek van automatisch gegenereerde volgnummers ingebouwd. Op die manier kan men vlug checken in hoeverre met iedere beschrijving in het bestek daadwerkelijk een artikel in de meetstaat overeenstemt en omgekeerd. Door gebruik te maken van een vaste codering garanderen we ook dat in ieder bestek iedere artikelcode overeenkomt met eenzelfde inhoud. Zowel in de modelteksten van de Regie der Gebouwen, de teksten van de VMSW (ex-VHM) als bij de Neutrale Bestekteksten van het NAV wordt eenzelfde codestructuur gehanteerd (xx.xx.xx) alhoewel de nummering zelf niet overeenkomt. Welke codering gebruikt wordt, is voor de C3A-Methodiek eender alhoewel het duidelijk is dat een uniforme afspraak daaromtrent zeker zijn voordelen zou hebben!

Standaardsoftware Word en Excel

Naast de specifieke C3A-Tools blijven natuurlijk alle functionaliteiten van Word en Excel beschikbaar. Zo kan men via het gebruik van templates gemakkelijk een geuniformiseerde bureau-eigen pagina-opmaak garanderen: lettertypes, grootte, stijl, enz… Daarnaast blijven allerlei standaardfuncties beschikbaar zoals spellingscontrole, zoekmechanismen, opmaakroutines, … Een goed inzicht en gebruik van MS-Office is trouwens ook heel nuttig voor alle andere kantooradministratie zoals werfverslagen, standaardbrieven, facturatie… Bovendien is zowat elke PC standaard uitgerust met deze basissoftware en vergt het gebruik van deze tools ook geen extra (software-)investering!

Nood aan standaarden voor uitwisseling

Dankzij email en internet zet de digitalisering zich steeds verder voort. Een gemakkelijke en snelle uitwisseling van digitale bouwdata zoals bestek en meetstaat wordt dan ook steeds belangrijker. Het spreekt voor zich dat voor iedereen beschikbare standaarden zoals Word en Excel onovertroffen zijn op vlak van uitwisseling van digitale bouwdata. Zeker indien men met andere partijen samenwerkt op dergelijke dynamisch aanpasbare bestanden, is Office een dankbare standaard.

In België bestaat er niet zoiets als een verplichte norm voor de opmaak van lastenboeken of CAD-tekeningen. Dit leidt tot problemen bij de uitwisseling van deze informatie tussen bouwprofessionals. De steeds duidelijker geformuleerde C3A-Afsprakenstelsels omtrent de opmaak van deze teksten kunnen er zeker toe bijdragen dat deze uitwisseling van digitale bouwdata in de toekomst efficiënter kan verlopen en dat vele “leveranciers” van bestekteksten rekening houden met de toegepaste werkmethodes van de gebruikers.

Modelbestekteksten beschikbaar via het luik C3A-Materials op C3A.Net

Via C3A.Net zijn heel wat modelbestekteksten beschikbaar netjes opgemaakt en geformatteerd conform de C3A-Bestekmethodiek. Deze bestekken betreffen zowel neutrale lastenboeken als fabrikanttypische beschrijvingen.

Via C3A.Net kunnen alle gebruikers de neutrale bestekteksten van de Regie der Gebouwen (de RG904n en RG904f) alsook het bestek van de VMSW (de B-2005) conform de C3A-Bestekmethodiek downloaden.

Daarnaast vindt u onder het luik ‘C3A_Materials’ ook een overzicht van een groeiend aantal bouwfabrikanten die hun productteksten conform onze C3A-werkmethode beschikbaar stellen. Deze bestekteksten zijn volledig klaar voor gebruik beschikbaar. Op die manier kunnen ontwerpers en ingenieurs deze data onmiddellijk in hun lastenboeken integreren.

figuur: C3A-werkmethode bij de opmaak van lastenboeken, al méér dan 20 jaar gebaseerd op een optimaal gebruik van Word en Excel, begeleid door C3Admin-Extensies als automatisatietools die onze bestekteksten en meetstaten conform de richtlijnen helpen opbouwen.

C3A-Opleidingen

Figuur: Word 2007 met C3A-Extensies 2008

Regelmatig organiseert C3A workshops en cursusdagen rond deze C3A-bestekmethodiek. Op die manier kan men kennismaken met enkele bijzondere tips & trics om deze techniek nog beter te beheersen. De workshops zijn eveneens een uitstekend klankbord om eens met uw collega’s van mening te wisselen rond het gebruik van deze tools. Bovendien is dit het ideale forum voor de verdere ontwikkeling van deze C3A-Extensies. Op die manier kunnen we deze tools steeds verder blijven ontwikkelen in functie van de behoeften van onze C3A-Userclubleden.

C3A-Extensies 2008: Bestek

Bij de Release 2008 van deze C3A-Extensies zijn een aantal extra functionaliteiten en optimalisaties doorgevoerd zowel in Word als Excel. Een kort overzicht:

Automatisch volgnummers toevoegen

Fig: Macro voor het automatisch genereren van volgnummers

Deze nieuwe macro zorgt voor een automatische opname van sequentiële volgnummers doorheen de volledige bestektekst. Telkens in een artikellijn effectief meetcodes vermeld staan, wordt automatisch een nieuwe paragraaf toegevoegd, formatteert deze in de stijl “Volgnr” en voegt de tekst in “Volgnr. : {seq nr}”. Indien reeds volgnummers in een tekst aanwezig zijn, zal deze macro vooreerst alle bestaande volgnummers verwijderen en vervolgens alle volgnummers één voor één toevoegen.

Deze macro is bijvoorbeeld uitermate geschikt om automatisch volgnummers toe te voegen aan alle teksten van de VMSW. Dankzij deze volgnummers is vervolgens een makkelijk controlemechanisme beschikbaar om te checken of alle gemeten posten in de meetstaat ook zijn omschreven in het bestek en vice versa.

Artikellijst voor koppeling met meetstaat

Deze macro maakt zoals voorheen een tabel aan om de artikellijst van het bestek te kunnen overzetten naar de C3A Meetstaat Utilities in Excel. De wijziging bestaat erin dat nu ook tot op heading6/kop6 gemeten en gekoppeld kan worden naar Excel.

Figuur: De macro voor het genereren van een artikellijst is bijgestuurd zodat nu ook tot heading6/kop6 gemeten kan worden.

Genereer automatisch bestek

Deze macro is heel handig voor bureaus die vertrekken van een meetstaat en op basis daarvan hun bestek selecteren. Immers, deze macro selecteert automatisch uw bestek vanuit een artikellijst in het Clipboard (afkomstig van een "copy" in de samenvattende meetstaat), waarin alle artikels die niet in die artikellijst voorkomen geschrapt worden.

Artikelcodes aanwezig in uw clipboard die niet teruggevonden worden in uw modelbestek worden automatisch toegevoegd op het eind van uw bestek. Op die manier heeft u een extra controle en kan u ontbrekende artikels makkelijk verder aanvullen.

C3A-Extensies 2008: Meetstaat

Meetstaat-optimalisaties

Ook in de C3A-Meetstaten tools zijn een aantal optimalisaties doorgevoerd op basis van de feedback die we gekregen hebben tijdens onze recentste workshops. Vooral bij het genereren van een samenvatting en het maken van een prijsvergelijking (met gewijzigde hoeveelheden) zijn een aantal extra mogelijkheden beschikbaar. Ook de koppeling tussen detailmeetstaat en samenvatting alsook technieken voor een visuele controle van gebruikte formules zijn verder uitgebouwd.

Formule berekening lijntotaal

De formule voor de berekening van de lijntotalen in de detailmeetstaat is bijgestuurd. Waarbij vroeger de formule “lijntotaal” als nieuwe formule werd gedefinieerd en toegevoegd aan Excel (mfunc.xla) is nu geopteerd om deze formule te definiëren op basis van standaard gekende functies binnen Excel. Dit geeft het grote voordeel dat bij doorsturen van detailmeetstaat in excel naar een aannemer, deze aannemer de lijntotalen kan lezen op basis van deze formules en geen omzetting naar paste values (of doorgeven van mfunc.xla-bestand) nodig is. De formule die nu gebruikt wordt, vindt u terug in de ini-file van de meetstaat-extensies.

Visuele controle artikeltotalen

In de groep “Utilities” is de knop “Trace Totalen” toegevoegd die het mogelijk maakt op een snelle manier visueel te controleren of het bereik voor de sommering van de lijntotalen correct is geformatteerd. De onderstaande screenshot maakt het gebruik van deze visuele controle duidelijk.

Artikel bijvoegen nadat samenvatting is gemaakt

Eenmaal vanuit de detailmeetstaat de samenvattende meetstaat is gemaakt, kunnen ook achteraf nog nieuwe artikels aan de detailmeetstaat worden toegevoegd. Het volstaat om nadien nogmaals op de knop “samenvatting” te klikken om de extra artikels toe te voegen aan de samenvatting. Onderstaande dialoogboxen maken dit verhaal duidelijk.

Na invoegen van de ontbrekende artikels aan de samenvatting moeten evenwel nog een aantal kleinigheden bijgestuurd worden. Onderstaande dialoogbox helpt de gebruiker dit te herinneren.

Foutafhandeling

Sinds de release 2004 bevattten de C3A-Extensies voor Excel een mechanisme van foutafhandeling. Op basis van feedback aan de hotline is deze foutafhandeling verder uitgebreid met een aantal specifieke probleemgevallen.

Opbouw samenvatting en prijsvergelijking

Bij het aanmaken van een nieuwe samenvatting, is op vraag van een aantal gebruikers geopteerd om standaard een aantal extra kolommen in te voegen voor de verschillende aanbestedende aannemers. Waar vroeger per aannemer slechts 2 kolommen gedefinieerd worden, zijn nu 6 kolommen beschikbaar: 

• Prijs: kolom met eerste lijst eenheidsprijzen van betreffende aannemer 
• Afw. Hoeveelheid: kolom waarbij betreffende aannemer een voorstel tot afwijkende hoeveelheid kan signaleren.
• Prijs 2: kolom met tweede lijst prijzen indien aannemer bij 2de prijsronde aangepaste prijzen voorstelt.
• Totaal: kolom met totaalprijs per artikel voor betreffende aannemer
• % t.o.v. tot.: verhouding van totaalprijs van betreffende lijn t.o.v. totaalprijs van de aanbesteding 
• % t.o.v. gem: verhouding van totaalprijs t.o.v. gemiddelde totaalprijs voor de specifiek artikel 

Opm.: gebruikers die sommige van deze extra kolommen niet wensen te gebruiken, kunnen er perfect voor opteren om deze kolommen onzichtbaar te plaatsen. Het is trouwens geen enkel probleem om dit zo in te stellen in het SM-template/sjabloon.

Prijsvergelijking

Bij het opmaken van een prijsvergelijking, zijn in de C3A-Extensies 2008 ook een aantal optimalisaties opgenomen:

• Indien de prijs voor een bepaald artikel “inbegrepen is in een andere post”, dan kan als eenheidsprijs “0” ingevuld worden. Bij het genereren van de prijsvergelijking wordt deze “0” vervolgens omgezet naar de formattering “inbegr.”
• Bij het activeren van een prijsvergelijking, worden de parameters van de prijsvergelijking nu ook automatisch netjes opgelijst onder de prijsvergelijkingstabel.
• Bij de aanzet van een nieuwe prijsvergelijking wordt nu vooraf gecheckt op automatisch ingevulde, gemiddelde prijzen van een vorige prijsvergelijking (nl. Format cells custom “xxxxx”). Deze cellen worden dan opnieuw leeg gemaakt zodat het gemiddelde ook opnieuw berekend en ingevuld wordt.
• De gemiddelde prijs kan naar keuze een rekenkundig gemiddelde of een gewogen gemiddelde zijn...