Microsoft Office

C3Admin: Bestek, Meetstaat en projectbeheer op basis van
MS-Office met C3A-Extensies

Al meer dan dertig jaar wordt bij C3A een specifieke C3A-methodiek toegepast met Microsoft Office voor het geïntegreerd uitwerken van bestekken en meetstaten, samen met een eenvoudige maar efficiënt projectbeheersysteem. Deze werkmethodiek, die vooral gebaseerd is op het goed gebruik van Word en Excel conform een vast omlijnd afsprakenstelsel, is ondertussen sterk verspreid onder de meer dan vierduizendzeshonderd C3A-Userclubleden en is ongetwijfeld dé meest toegepaste “lastenboek-methodiek” bij bouwprofessionals in Vlaanderen. Met  ingrijpende vernieuwingen bij de recentste C3Admin releases (vanaf 15 okt. 2021 de release C3Admin 2022) vormen deze modules een nog prominenter rol dan voorheen bij vele architect-ontwerpers, en samen met de nieuwste Office gecombineerd met Microsoft 365 wordt weer heel wat meer mogelijk !

De vernieuwing van Microsoft Office (2016/2019/2021) was voor C3A een gepaste gelegenheid om de C3A-Extensies een stap verder uit te bouwen. Bij de nieuwste C3Admin-versie moeten we minstens een Office 2013 of Office 2016 (best 64-bit!) aanraden, o.a. omdat we sterk inspelen op de recentere XML-techniek en Ribbon-besturing in Office. De recentste C3Admin is misschien wel dé motivatie voor allen die nog met een oude Office werken om dit nu meteen te vernieuwen naar Office 2021 of Microsoft 365 !

In het (uitgebreide) artikel in C3A-Wijzer kan je nog heel wat meer lezen ivm het concept van de C3A-Werkmethodiek voor Bestek & Meetstaat. We zetten ook hier kort de voordelen van deze benadering op een rijtje. Tenslotte eindigen we met een overzicht van de nieuwste functionaliteiten en optimalisaties in onze C3Admin-Extensies. De belangrijkste uitbreiding vanaf de release 2011 was ongetwijfeld de ingebouwde techniek om de ProjectInfo op een eenvoudige maar efficiënte manier (via XML) vanuit een Excel .xlsx bestand over te hevelen naar alle project-documenten, niet enkel in de bestekken en meetstaten, maar ook in alle brieven en formulieren … én vanaf de release C3Admin2015 is de integratie met de BIM-info vanuit Revit ook wel opmerkelijk. … 

Fig.: C3A-werkmethode bij de opmaak van lastenboeken, al méér dan 25 jaar gebaseerd op een optimaal gebruik van Word en Excel, begeleid door C3Admin-Extensies als automatisatietools die onze bestekteksten en meetstaten conform de richtlijnen helpen opbouwen.

C3Admin-werkmethodiek 

Bij de uitwerking van bouwprojecten, vanaf het ontwerp t.e.m. de uitvoering, vormen de ontwerpschetsen en uitvoeringstekeningen nog steeds de basis voor de aanvullende beschrijvingen. Bij deze aanvullende beschrijvingen worden in woorden en zinnen heel wat zaken beschreven die moeilijk te tekenen vallen (zoals uitvoeringsmodaliteiten en technieken, matariaalsamenstellingen en kleurgebruik, kwaliteit van de uitvoering, enz. ), terwijl de kwantiteit of hoeveelheden in meettabellen (zowel in detail én samenvattend) opgemaakt worden. Deze meetstaten bevatten heel wat details die nog steeds niet getekend worden, en die samen met de tekeningen een volledig lastencohier moeten vormen. Die meettabellen vormen ook de basis voor administratieve toepassingen, zoals prijsberekeningen, prijsvergelijkingen bij aanbestedingen, vorderingstaten, enz. 

De administratieve C3A-Extensies zijn uitbreidingen op de basissoftware Word en Excel. Deze C3A-Modules omvatten vooral een werkmethode en handige automatismen om de bouwdata vlot op te maken en te verwerken. Inmiddels zijn de C3A-Extensies dan ook uitgegroeid tot een onmisbare tool bij de informatisering van de bouwvoorbereiding. Het gros van de actieve ontwerpers in Vlaanderen doet beroep op de C3A-Extensies voor de geautomatiseerde opmaak van bestekken en meetstaten, maar ook voor de gestructureerde opbouw van hun CAD-tekeningen conform duidelijke afsprakenstelsels. Op die manier evolueren deze extensies -vandaag in Vlaanderen, en stilaan ook in Franstalig België- tot een heuse gebruikers-standaard. 

Bestekken met Word 

De C3A-methodiek bij het opmaken van beschrijvende bestekteksten is vooral gebaseerd op het goed gebruik van Stijlen en Outlining in Word. Bij goed voorbereide bestekteksten kan men in Outline View alle artikels schrappen die niet van toepassing zijn, veel gemakkelijker dan te moeten zoeken naar eventueel benodigde artikels. 

Via de outlining-techniek met verschillende koppen of headings kan men bovendien heel gemakkelijk gestructureerd specifieke artikels in de basisbestektekst terugvinden. Na de selectie van de juiste artikels moet men de teksten nog verder in detail nazien en bijwerken. Diverse stijlen laten toe hierbij heel efficiënt te werken: OFWEL-paragraafstijlen en OPTIE-CHARacterstijlen bijvoorbeeld zijn dankzij hun kleur op het scherm snel herkenbaar en te kiezen of in te vullen. 

In de C3A-Bestektoolbar zijn diverse tools samengebracht. Via zo'n knoppen worden de artikels vanzelf van een meetcode voorzien, zodat een artikellijst ter voorbereiding van de meetstaat automatisch af te leiden is. De macro "MaakBestek" kan automatisch alle artikels in de tekst selecteren (of de overige schrappen), indien vooraf de meetstaat opgemaakt werd!

Meetstaten en Vorderingstaten met Excel 

In een hulpbestand (de LIB-file) is ruimte voor heel wat voorkeurs-instellingen, en worden meerdere artikellijsten en referentie-prijslijsten bijgehouden. Diverse automatismen verzorgen de overdacht van gegevens van de artikellijst naar de detailmeetstaat, en via één knop op de Meetstaat-toolbar wordt volautomatisch een 'gelinkte' samenvatting afgeleid. Diverse C3A-functies maken het geheel duidelijk begrijpbaar en efficiënt om te verwerken. 

Aanvullend op de samenvattende meetstaat zijn heel wat voorzieningen getroffen om kostenramingen en prijsvergelijkingen automatisch te kunnen opmaken. Zo kan op een vlotte manier vanuit een referentie-prijslijst een kostenraming gemaakt worden. Extra automatismen bieden de functionaliteit om gemakkelijk prijsvariantes van verschillende aannemers te berekenen. Vanuit de samenvattende meetstaat kan ook een Vorderingstaat gegenereerd worden, die alle administratieve formulieren die hierbij verwacht worden in één overzichtelijk Excel-werkbook combineert. 

ProjectInfo integratie in alle documenten

De Projectinfo-integratie voorzien in de C3A-Extensies is niet enkel handig bij bestek en meetstaten maar evengoed voor alle Word en Excel-documenten. Via dit systeem kan alle gewenste projectinfo overgenomen worden vanuit de projecten-database in om het even welk document: de knop Projectinfo opent een Projectinfo-venster waarin kan gebladerd worden naar een of ander gegeven ivm het bouwproject, de bouwheer, de aannemers, enz., waarna deze data in het actieve Word- of Excel-document kan ingevoegd worden door erop te dubbelklikken. Deze faciliteit is trouwens ook beschikbaar bij de C3A-Revit-Extensies (enkel voor de Full Revit, niet Revit LT).

Zie het uitgebreidere artikel in C3A-Wijzer voor meer details.