C3Admin 2011 met ProjectInfo integratie in alle documenten

Fig.: projectinfo integratie in alle documenten 

In het eerste artikel van deze C3A-Wijzer werd uitvoerig aandacht besteed aan de nieuwe C3Admin-Extensies voor Bestek en Meetstaat, beschikbaar vanaf febr. 2011. Een belangrijke vernieuwing daarbij betreft de ingebouwde techniek om de ProjectInfo op een eenvoudige maar efficiënte manier (via XML) vanuit een Excel .xlsx bestand over te hevelen naar alle project-documenten, niet enkel in de bestekken en meetstaten, maar ook in alle brieven en formulieren … én projectinfo in AutoCAD en REVIT … 

Dit is duidelijk een faciliteit die de toepassing Bestek en Meetstaat overstijgt, vandaar wat specifieke extra aandacht hiervoor in dit artikel.

Project-info integratie 

De nieuwe Projectinfo-integratie is niet enkel handig bij bestek en meetstaten maar evengoed voor alle Word en Excel-documenten. Via dit systeem kan alle gewenste projectinfo overgenomen worden vanuit de projecten-database in om het even welk document: de knop Projectinfo opent een Projectinfo-venster waarin kan gebladerd worden naar een of ander gegeven ivm het bouwproject, de bouwheer, de aannemers, enz., waarna deze data in het actieve Word- of Excel-document kan ingevoegd worden door erop te dubbelklikken. 

Zowel in de C3A-Word Ribbon als in de C3A-Exel-Ribbon is links een paneel “ProjectInfo” beschikbaar, waarmee in eerste instantie een project uit de projectendatabase kan gekozen worden: 

Een project kan gemakkelijk gekozen worden via het Dossiernr., de Dossiernaam of de Bouwheer, maar eigenlijk kan dit op om het even welke drie velden zijn die als eerste in de project-database voorkomen … Eens een project geselecteerd is, staat die referentie ook duidelijk linksboven in het Lint weergegeven. 

Fig.: overnemen van de projectinfo in een Excel-document 

Bij het selecteren van het project wordt alle projectgebonden data van dat specifiek project overgenomen in een XML-pakketje en geïntegreerd in de actieve word.docx of excel.xlsx, waarbij alle gewenste info als variabele velden in het document kan ingevuld worden. Dit is wegens allerlei redenen geen permanente link, maar het eenvoudigweg overhevelen van de projectinfo in het actieve document. Daarom is ook een “Velden Bijwerken” knop voorzien, zodat de projectinfo kan bijgewerkt worden indien de info in de projectdatabase zou veranderen. 

In een Word-document zijn die velden als Variabel velden naar wens te gebruiken in om het even welk document (zie het voorbeeld met een fragment van een bestek-titelpagina) : 

en in Excel worden dat variabelen die in om het even welke cel naar wens kunnen gebruikt worden (zoals in de aanzet van een meetstaat in de figuur). 

Fig.: via het ProjectInfo-paneel kan zowel vanuit Word als Excel de gewenste projectinfo geselecteerd worden door er eenvoudigweg op te dubbelklikken, waarna die data als variabel veld in het document beschikbaar komt. 

de Project.xlsx 

Voor de voorbeeld-database werd wegens verschillende redenen gekozen om een “gewone” Excel-database te gebruiken, en geen (complexe) access-database … Niet enkel omdat de meeste Office-gebruikers geen Access meer hebben, of geen Office Professional, waar Access deel van uitmaakt (zo’n Office Professional met als extraatje Access erbij kost trouwens bijna het dubbele van een Office Standard) … maar het aantal architecten dat vlotjes met Access overweg kan (om er bijv. een Query of Report in op te bouwen) is toch wel heel klein (wat ook nog eens bleek tijdens onze C3A-Workshops. 

Als voorbeeld werd een projecten-database in Excel uitgewerkt met een aantal slimme Excel-technieken, zodat de meeste projectinfo heel gestructureerd (zoals in voorgaande printscreen afgebeeld) kan opgebouwd worden. Maar de projectinfo-integratie tool in de C3Admin-Extensies is zo flexibel gemaakt dat eigenlijk om het even welke Excel-lijsten hiervoor kunnen ingeschakeld worden. Uiteraard blijft het nuttig om de door C3A vooringestelde database met de voorzien velden te gebruiken en daar uw eigen data in te copiëren, want dat zijn meteen ook alle voorbereide brieven, formulieren, AutoCAD en REVIT Titelhoeken, enz., klaar voor gebruik ! 

Fig.: verwijzingen in de projects.xlsx naar deellijsten via gegevensvalidatie in Excel, zodat gemakkelijk de gepaste info kan geselecteerd worden uit een verwijzingslijst.

...

Fig. hiernaast : om de gebruikers aan te zetten toch eens meer details na te lezen in de bijhorende C3Admin-Helpfiles is een tekstvak op het eerste werkblad van de projects.xlsx geplaatst met de meest elementaire afspraken!

Fig.: de project-gebonden documenten als sjablonen beschikbaar.

Project-sjablonen 

Om deze projectdata-integratie te illustreren werden alle mogelijke brieven en formulieren klaar voor gebruik ingevuld met alle variabele projectinfo. 

Als men dan éénmalig een project selecteert (dat aldus het actieve project wordt), dan kan men uit de ruime selectie van voorbereide brieven en formulieren gewoon de gewenste documenten selecteren via de C3A-Gebruikersjablonen-selectie, en dan is elk document dat geopend wordt meteen met de juiste projectinfo ingevuld !