Buzzsaw: Visualiseer uw bottlenecks!

“Deze tool zoek ik al 25 jaar!” liet een project manager vorig week ontvallen op mijn laatste live-demo Buzzsaw. Vlak ervoor had ik immers getoond hoe u via het dashboard van Buzzsaw alle openstaande bottlenecks bij de coördinatie van een bouwproject kan visualiseren. Welke plannen zijn goedgekeurd? Welke plannen wachten op goedkeuring? Wat is de status van de voorgestelde planwijzigingen? Wie heeft nog niet gereageerd op deze technische fiche?

Via Buzzsaw kan u aldus verschillende kritische processen automatiseren. In combinatie met verschillende rapporten en ‘dashboards’ beschikken alle teamleden over een overzicht van alle bottlenecks en status van de verschillende percelen.

Samenwerken

Ieder bouwproject heeft wel zijn (soms ongeschreven) afspraken rond standaardtaken zoals:

• het aanleveren van uitvoeringsplannen
• verspreiden van werfverslagen
• voorstellen tot planwijziging
• het goedkeuren van plannen
• het aanleveren van technische fiches
• budgetcontrole

Deze processen kan u gemakkelijk visueel in kaart brengen (zie figuur boven) en vervolgens automatiseren in Buzzsaw.

Waarom automatiseren in Buzzsaw?

Het gestructureerd organiseren van al deze informatiestromen biedt tal van voordelen. Gebruikers van Buzzsaw die deze tools reeds in de praktijk gebruiken voor de realisatie van hun projecten sommen volgende voornaamste voordelen op:

• Als projectleider heb ik dagelijks een perfecte status van alle openstaande topics
• Alle teamleden krijgen steeds duidelijke taken en hebben sneller toegang tot de juiste informatie.
• Werfvergadering verlopen sneller en gestructureerder door duidelijke rapportering van bottlenecks.
• We kunnen als team sneller en beter beslissingen nemen.
• Alle beslissingsinformatie blijft steeds in het systeem beschikbaar.

Hoe organiseren in Buzzsaw?

Buzzsaw maakt gebruik van forms. Dit zijn “workflow-templates” om hoger beschreven routine-procedures vlotter te laten verlopen. Met behulp van deze forms kan u op een eenvoudige manier taken delegeren naar bouwpartners. Buzzsaw bundelt vervolgens deze taken in een mooi persoonlijk taken-overzicht, ook wel dashboard genoemd. Op de printscreen hiernaast ziet u een dergelijk dashboard waarlangs de gebruiker gemakkelijk kan verderklikken om zijn taken één voor één af te handelen.

Voorbeeld: worfklow voor planwijziging

Via onderstaande printscreens leest u een concreet voorbeeld hoe u een workflow kan opzetten binnen Buzzsaw. We stellen een workflow-template op hoe een aannemer een voorstel tot planwijziging kan initiëren naar het volledige projectteam.

Kiezen we er bijvoorbeeld voor dat de aannemer steeds de planwijziging initieert (aannemer = creator). De projectmanager (=gatekeeper) ontvangt deze vragen en indien nodig consulteert hij één of meerdere partijen zoals architect(en), ingenieur(s), bouwheer,… (=consultants). De projectmanager bundelt al deze opmerkingen en koppelt terug naar de aannemer. Een dergelijke workflow kan er dan als volgt uitzien.

Via de verschillende tabbladen kan de Buzzsaw-administrator (projectleider) de verschillende profielen in het schema vastleggen. In het voorbeeld wordt vastgelegd dat enkel de aannemer een dergelijke form kan initiëren.

Vervolgens kan men ook de functies gatekeeper en consultants gaan toekennen aan bepaalde Buzzsaw-gebruikers. In dit voorbeeld gebruiken we de algemene functies aannemer, architect, ingenieur,… maar in de praktijk koppelt u aldus concrete teamleden met hun namen! Tot slot kan u ook een aantal standaardvelden vastleggen voor uw form. Let erop dat u via prefixen en suffixen deze forms automatisch kan laten nummeren. Op die manier kan u later snel en vlot doorheen deze forms navigeren. 

Deze workflow-template “Vraag tot Planwijziging” is enkel beschikbaar voor de Buzzsaw-members die als “creator” zijn aangeduid. In dit geval kan dus enkel het profiel “Aannemer” deze form activeren. Via Forms < New Form < RFI < Planwijziging kan de aannemer aldus deze form activeren om een planwijziging door te geven.

De aannemer kan deze form als volgt aanvullen en aldus deze taak delegeren aan de project manager (“Assign”).

In zijn persoonlijk dashboard kan de aannemer trouwens steeds traceren dat hij deze taak gedelegeerd heeft. Als nu vervolgens de “Project Manager” inlogt zal hij in zijn persoonlijk dashboard deze taak zien staan van de aannemer. Vanuit dit dashboard kan de Project manager deze form activeren en vervolgens een antwoord formuleren of extra projectleden consulteren die dan ook een taak in hun dashboard zullen zien. Deze history is vervolgens steeds traceerbaar zodat elke beslissing doorheen het volledige ontwerp- en uitvoeringstraject detecteerbaar blijft.