Vanhaerents nv zet Buzzsaw in bij herbestemming Militair Hospitaal Oostende

De herbestemming van het Militair Hospitaal Oostende tot woonomgeving vormt in vele opzichten een boeiende uitdaging. Stedenbouwkundig is het een pilootproject dat de reconversie van een nieuw stadsgebied aankondigt. Organisatorisch is een het vastgoedhuwelijk dat is opgezet als een Publiek Private Samenwerking.

Maar ook projectmatig vormt het Militair Hospitaal (Milho) een interessante case bij de introductie van Autodesk Buzzsaw. Half december 2005 zette C3A een evaluatiesessie op samen met alle partners om het gebruik van Buzzsaw te evalueren en optimaliseren. Wouter Demuynck, projectdirecteur van Milho, licht in onderstaand interview zijn ervaring toe!

C3A: “Als projectteam van Milho gebruiken jullie Buzzsaw ondertussen sinds juni 2005. Had iemand van jullie voor dit project al ervaring met een dergelijk uitwisselingsplatform?”

Wouter Demuynck: “Nee, eigenlijk had niemand van ons team concrete ervaring met een dergelijke tool. Via een aantal collega’s wisten sommigen wel dat Buzzsaw ondertussen in gebruik was op de werf van het Gerechtsgebouw Antwerpen, maar het is voor ons allen de eerste ervaring met zo’n online projectfolders.”

“Jullie konden dus niet meteen terugvallen op voorbeelden uit vroegere projecten. Wat waren uiteindelijk dan de voornaamste motieven om toch met een oplossing als Buzzsaw aan de slag te gaan?”

“Het initiatief is eigenlijk gekomen vanuit Vanhaerents nv. Vaak treden wij in bouwdossiers op als bouwbedrijf, maar in deze PPS spelen wij ook de rol van projectontwikkelaar, waardoor we veel meer nood hadden aan een efficiënt uitwisselingsplatform.

Uiteindelijk zijn het vooral de schaalgrootte van dit project en het grote aantal betrokken partijen die bepaald hebben om met Buzzsaw van start te gaan. Je mag niet vergeten dat we hier toch wel spreken over een heel groot residentieel project. Het ontwerp voorziet in een gedifferentieerd woningaanbod voor een gevarieerd publiek.”

(Ter info: De expliciete vraag van de stad Oostende en het AGSO naar woningen voor jonge gezinnen met het oog op permanente bewoning zorgde er voor dat van de 215 woongelegenheden er 142 grondgebonden woningen zijn waarvan 32 met twee slaapkamers en 109 met drie slaapkamers, inclusief parkeergelegenheid en private buitenruimte. Daarnaast zijn er nog 22 lofts en 52 appartementen waarvan 14 met twee slaapkamers en 38 met drie slaapkamers.)

“Verder zijn natuurlijk heel wat partners betrokken in dit PPS-project. De publieke partner is het AGSO of het Autonoom Gemeentebedrijf Stadsontwikkeling Oostende.

De private partner is de nv Milho ( MILitair Hospitaal Oostende zie ook www.milho.be ). Deze vennootschap is een joint venture van Vanhaerents en onze medeprojectontwikkelaar Himmos. Het conceptueel ontwerp loopt verder in samenwerking met architecten Beel & Achtergael en Groep 3 Architectuurburo. Daarnaast roepen wij natuurlijk ook nog de hulp in van enkele ingenieurs en landschapsarchitecten.“

Concreet zijn nu een 25-tal gebruikers actief op onze Buzzsaw-website, maar als we begin 2006 in uitvoering gaan, zullen er nog meer betrokkenen bijkomen. Op de werf zal een verkoopkantoor en een kantoor voor de bouwdirectie geïnstalleerd worden vanwaar men via het internet natuurlijk ook op de website zal moeten kunnen.”

“Jullie gebruiken Buzzsaw momenteel met een 25-tal gebruikers om plannen en andere projectdocumenten te distribueren. Kon iedereen meteen met Buzzsaw uit de voeten?”

“Ja, dat is eigenlijk heel vlot gegaan. Als beheerder van de volledige site heb ikzelf één cursusdag gevolgd bij C3A, maar alle andere gebruikers hebben Buzzsaw zonder opleiding in gebruik genomen. Eigenlijk is het ook heel eenvoudig. De interface is net hetzelfde als onze windows explorer. Dit geeft alle gebruikers een vertrouwd gevoel. Je mag ook niet vergeten wij dus helemaal geen IT-ers zijn. Niet iedereen in de bouw is even handig met pc en daarom is het juist goed dat Buzzsaw zo eenvoudig is.

Het project loopt over meerdere jaren zodat ook steeds nieuwe gebruikers zullen inloggen op onze Buzzsaw-folders. Praktisch is het dan ook ondenkbaar om steeds aparte opleiding te voorzien, maar gelukkig is dit dus niet nodig!”

“Wat ervaart u zelf als de voornaamste voordelen om alle projectcommunicatie voor Milho via Buzzsaw te organiseren?”

“Als projectontwikkelaars werken wij vanuit Vanhaerents (in Torhout) natuurlijk heel nauw samen met onze partner Himmos (uit Antwerpen). Wij werken met verschillende mensen op hetzelfde dossier en daarvoor is het natuurlijk heel nuttig om al onze files over het internet te delen. Ik mag er eigenlijk niet meer aan denken dat we die continu over en weer zouden mailen.

Verder is het natuurlijk heel handig dat ik als beheerder van Buzzsaw alle deelnemers een selectieve view op het project kan geven. Zo hebben bijvoorbeeld zowel AGSO als het ontwerpteam enkel toegang op die folders die voor hen relevant zijn. Op die manier hoeven ze ook niet nodeloos te navigeren doorheen een te grote folderstructuur, maar hebben ze wel steeds zicht op alle meest recente versies. 

Trouwens, ook de medewerkers van onze publieke partner AGSO ervaren het gebruik van Buzzsaw zeker als positief omdat de projectvoering veel transparanter gebeurt. Als ze de status van het project willen checken, loggen ze gewoon eens in op het systeem en hebben ze meteen een zicht op de huidige toestand; zonder daar steeds hoeven om te vragen.”

“Heeft het gebruik van Buzzsaw ook bepaalde werkprocessen veranderd in het laatste halfjaar?”

“Jazeker, waar we vroeger voor iedere nieuwe planversie tientallen plots maakten en die moesten versturen naar elke partner gaan we daar nu veel selectiever mee om. Natuurlijk wordt er nog altijd geplot, maar kleine aanpassingen worden dikwijls op Buzzsaw bekeken. Tekeningen hoeven niet geplot en met de post verstuurd te worden, maar zijn direct online beschikbaar. Dit zorgt voor minder tijdverlies en minder administratiekosten.

“Buzzsaw en de DWF Composer maken het ook mogelijk grafische opmerkingen – ook wel markups genaamd - te maken. Jullie opmerkingen kunnen ontwerpers trouwens meteen weer in AutoCAD inlezen. Maken jullie reeds gebruik van die mogelijkheid?”

“Tot op vandaag nog niet. Misschien is dit inderdaad wel de volgende stap. Aan de andere kant mag je hierin natuurlijk niet overdrijven. Veel van deze grafische opmerkingen op plannen bespreken we ook op onze projectvergaderingen. Maar goed, ondertussen loopt Buzzsaw goed zodat we – selectief – ook deze beschikbare tools kunnen inzetten.”

“Niettegenstaande zijn eenvoudige interface, omvat Buzzsaw inderdaad nog een aantal meer geavanceerde tools. Zijn er trouwens zaken die u aan Buzzsaw zou toevoegen of willen veranderen?”

“Wel, tot voor kort hadden we soms het probleem dat we te veel email notifications stuurden naar elkaar, in de hoop toch niemand te vergeten. Ondertussen hebben we echter de functie “Notification Manager” ontdekt zodat elke gebruiker dagelijks een nieuwsbrief krijgt met een hyperlink naar alle bestanden die nieuw zijn of aangepast. Op die manier blijven we perfect op de hoogte van alle nieuwe documenten!

En verder maken we ook steeds meer gebruik van DWF-files. Een DWF is veel kleiner qua bestandsgrootte dan de oorspronkelijke DWG-file zodat we die over het internet gemakkelijker kunnen up- en downloaden. Een DWF is bovendien een plotformaat zodat de ontvanger geen problemen meer heeft ctb-files en plotvoorbereidingen allerhande. Het is natuurlijk wel van belang dat DWF-files goed aangemaakt worden, maar met de hulp van C3A hebben we dit ondertussen beter onder de knie.”

“Buzzsaw draait ondertussen 6 maand op Milho Oostende. Heeft u ondertussen al een zicht op de concrete return die Buzzsaw biedt voor dit project?”

“Wel, het is duidelijk dat we overheen het volledige projectteam minder plots genereren en minder administratieve kosten maken. Zoals ik al aangaf, plotten we nu meer selectief wat al een ganse kostenbesparing betekent.

Voor ons project is er een duidelijke meerwaarde met betrekking tot het uitwisselen van tekeningen en zo, maar een minstens even grote meerwaarde zie ik in Buzzsaw als algemeen administratief platform ten behoeve van de projectontwikkelaars. We kunnen alles bijhouden van prijsvragen, offertes, contracten, vorderingsstaten en facturaties, briefwisseling e.d. met betrekking tot leveringen en onderaannemingen. Die administratie is voor een goed projectmanagement immers van vitaal belang. Het projectplatform biedt een permanent overzicht van alle gegevens zodat de communicatie in deze joint venture veel efficiënter verloopt.“

“Tot slot, hoe ziet u het gebruik van Buzzsaw in de toekomst verder evolueren op jullie project?”

Het is heel waarschijnlijk dat we onze account verder zullen uitbreiden met extra webspace. Bij Vanhaerents zijn wij natuurlijk actief op meerdere projecten en met dit eerste proefproject heb ik wel de smaak te pakken gekregen om meerdere projecten via Buzzsaw te gaan voeren. Op onze bestaande account heb ik trouwens al een aantal nieuwe projecten aangemaakt waar ik voorlopig al gebruik van maak om grote documenten beschikbaar te stellen aan partners. Het gebruik van webplatformen zoals Buzzsaw zal in de toekomst volgens mij enkel maar toenemen en het werkt stimulerend om als projectleider mee deze tools te introduceren!