Communicatie als Strategische Tool

Projectmedewerkers, processen, informatie,…doorheen de volledige levenscyclus van een gebouw

Ervaring wijst uit dat zowat elke organisatie actief bij het ontwerp en uitvoering van bouwprojecten voor belangrijke uitdagingen staat om de projectcommunicatie onder controle te houden. Programmatorische eisen, wettelijke bepalingen en nieuwe technieken vereisen steeds meer de inzet van een multi-disciplinair bouwteam.

Een onefficiënte communicatie leidt dan ook snel tot termijnoverschrijdingen en extra kosten. Nog veel te vaak blijkt projectinformatie gedecentraliseerd beschikbaar, gebaseerd op papierformaten en last-minute oplossingen. Nochtans kan het ook anders: ondertussen zijn immers oplossingen beschikbaar om perfect gecentraliseerd te werken, ook ver buiten de kantoorgrenzen heen… Kortom, een must voor de performantie van élke organisatie!

Complexe communicatiestromen

Om de uitdaging rond de communicatie-problemen duidelijker te stellen kunnen we eigenlijk een drietal projectomgevingen bekijken:

• volume-repetitieve omgevingen zoals projectontwikkelaars voor appartementen, woningen, winkelketens,...Het project De Zaat op de voormalige boelwerf in Temse met de bouw van meer dan 1000 woongelegenheden is hierbij een mooi voorbeeld.
• complexe bouwprojecten met tal van gespecialiseerde partners en overheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de herinrichting door Eurostation van Gent Sint-Pieters en de stationsomgeving in het algemeen.
• volledig geografisch verspreide (internationale) bouwteams zoals de aanleg van het Farshore Windenergiepark op de Thorntonbank (met als opdrachtgever C-Power, zie het artikel in onze C3A-Wijzer).

Efficiënte projectcommunicatie is in elk van deze projectomgevingen een absolute noodzaak tot het succesvol coördineren en managen van een project. Studies geven aan dat tot 30% van de constructiekost van een gebouw verloren gaat in gebrekkige communicatie en onefficiënties tussen bouwpartners. Zelfs al zouden we mits een betere communicatie slechts 5% winst realiseren, dan nog gaat dit in absolute termen over gigantische bedragen!

De aangehaalde voorbeelden van De Zaat, Eurostation en C-Power zijn trouwens geen toeval, want dit zijn telkens organisaties die bewust gekozen hebben om hun projectcommunicatie via een centrale Buzzsaw-site te laten verlopen.

De impact van inefficiënte projectcommunicatie

Verschillende bedrijven erkennen reeds de impact van een geoliede interne projectcommunicatie en beschikken reeds over een gecentraliseerd systeem voor het bewaren en beheren van documenten.

Echter, het delen van informatie tussen organisaties blijft vaak een ongestructureerd gebrekkig communicatiekluwen met ongestructureerde documenten, duizenden emails met attachments en een onmogelijk versiebeheer...

Zelfs een eenvoudig project genereert vandaag reeds honderden documenten en emails met attachments die nood hebben aan een kordate aanpak.

Onnodig uit te leggen dat een dergelijke ad hoc aanpak leidt tot heel wat onnodige kosten en vertragingen:

• Overmatig print-, port- en koerierkosten (plots die sneller verouderd zijn dan kunnen afgedrukt worden…)
• Foutieve versies en vertragingen in documentrevisie
• Hertekenen van reeds beschikbare gegevens
• Reis- en vergaderkosten

Eisen voor effectief projectmanagement

Het spreekt voor zich dat het succesvol invoeren van een projectportaalsite o.a. staat of valt met de performantie en gebruiksvriendelijk. Dit lijkt nogal evident, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Immers, het is niet alleen de gespecialiseerde CAD-tekenaar of calculator die via dit systeem zal werken, maar ook de bouwheer, onderaannemer of controle-orgaan zal snel zijn weg moeten vinden op dit platform.

Ontwerpen, bouwen in het algemeen gebeurt nog altijd met plannen en tekeningen. Een gebruiksvriendelijke en snelle manier om CAD-plannen te viewen, maar ook het maken van grafische opmerkingen is onontbeerlijk voor een centrale projectopvolging.

Tot slot mag u natuurlijk ook de bedrijfszekerheid en verantwoordelijkheid van een dergelijk systeem niet onderschatten. Immers, alle projectpartners zullen tijdens ontwerp en uitvoering inloggen op deze centrale database en rekenen voor hun werking op de performantie van dit webplatform. Snelheid, bereikbaarheid, backup en beveiling zijn allen belangrijke aandachtspunten en het verdient absoluut aanbeveling deze projectkritische tool over te laten aan specialisten op dit vlak.

Autodesk Collaborative Project Management Solutions: Autodesk Buzzsaw

Autodesk heeft reeds jaren ervaring in deze materie met de oplossing Autodesk Buzzsaw. Buzzsaw stroomlijnt projectdistributie overheen het volledige projectteam en centraliseert alle documenten op één beveiligde centrale plek: tekeningen, bestekken, meetstaten, planningen, technische fiches, contracten, werffoto’s...

Zowel vanaf programma-bepaling, naar ontwerpfase alsook uitvoering en facility management achteraf, host Buzzsaw alle projectinformatie 24u. op 24u, 7 dagen op 7 voor alle projectpartners.

Een systeem van toegangsbeheer maakt het perfect mogelijk tientallen projecten op één enkele site te hosten en externe projectpartners selectief toegang te verschaffen tot enkel die informatie die voor hen downloadbaar of wijzigbaar is. Samenvattend connecteert Buzzsaw projectmedewerkers, -informatie en –processen allen op één centrale projectplek. Buzzsaw covert aldus zowel:

• Document Management
• Design Management
• Bid Management
• Construction Management
• Cost Management
• Operations Management

Return bij implementatie van een efficiënte Collaborative Project Management Oplossing

Het is duidelijk dat de opzet van dergelijke projectportaalsites heel wat tijd- en kostenbesparingen met zich meebrengt. De return situeert zich in een snellere en performantere communicatie alsook in een drastische daling van de administratiekosten.

De gerealiseerde returns uiten zich zowel op projectniveau als op het organisatie-niveau in het algemeen: professionele uitstraling, betere partnerrelaties, accurate projectopvolling...

De implementatie van een CPM-systeem past aldus in een globale visie en is een strategische tool voor uw positionering in het bouwproces. Het is duidelijk dat de beheerder van deze tools de touwtjes in handen heeft in de “battle voor alle gebouwinformatie”. Intelligente professionele bouwheren hebben deze boodschap al begrepen, maar deze evolutie biedt tevens kansen voor architecten- en studiebureaus om nieuwe diensten aan te bieden aan hun bouwheren-opdrachtgevers… To be continued!