Waarom Plannen?

De bouwopgave verandert in een sneltreinvaart. Denk hierbij maar even aan de toenemende vraag naar duurzaam bouwen, nieuwe contract- en samenwerkingsvormen, innovatieve technieken, …. Om het hoofd te kunnen bieden aan de markt, die alsmaar veeleisender en complexer wordt, moeten bedrijven streven naar een zo hoog mogelijke efficiëntie. Het is mogelijk de supply chain te verbeteren door het gebruik van aangepaste softwaretools. Gelet op de snelle evolutie van de informatie- en communicatiemiddelen, dient de bouwprofessioneel zich vandaag de dag dan ook goed te informeren over deze nieuwe technieken. CAD, BIM, Bestek en Meetstaat zijn toepassingen die vandaag in véél bureaus reeds goed gecoverd zijn, maar hoe staat het met planningstechnieken?

Belang van een goede Planning?

Uit een enquête die in 1999 uitgevoerd werd door de KULeuven en het WTCB, is gebleken dat een gebrekkige planning één van de belangrijkste oorzaken van faillissementen bij KMO-bouwbedrijven vormt. De redenen die de ondervraagde personen aanhalen voor het achterwege laten van een planning zijn velerlei : gebrek aan tijd, ontoereikende kennis, ... Er is echter wel één constante : het ontbreken van een planning gaat steeds gepaard met geldverlies ! Vandaar dat het nuttig is aandacht te besteden aan dit onderwerp.

Planning in de bouwsector heeft als oogmerk om een zo correct mogelijke inschatting te maken van de uitvoering, teneide:

• tijdig de juiste beslissingen te kunnen nemen op basis van objectieve criteria (en dit zowel bij de opstelling als bij de opvolging van de planning)
• een goed overzicht te krijgen van de vereiste capaciteit (eigen ploegen, arbeiders en/of onderaannemers), de nodige materialen en/of het materieel. Deze manier van werken laat toe om ramingen op te stellen, zodanig dat men te allen tijde en op de juiste plaats over de correcte hoeveelheden kan beschikken
• na te kunnen gaan of de opgelegde termijn haalbaar is, rekening houdend met alle projectafhankelijke factoren.

Het streefdoel bestaat er immers in om een project (of projecten) af te leveren binnen het vooropgestelde tijdsbestek, zonder het voorziene budget te overschrijden en conform de door de klant vastgestelde specificaties.

Fig: In de literatuur worden projecten dikwijls voorgesteld als een 'triple constraint'

Planning bij projectvoorbereiding

Planning maakt een belangrijk onderdeel uit van de projectvoorbereiding. Zo wordt in diverse naslagwerken benadrukt dat het succes van een werf in sterke mate beïnvloed wordt door de voorbereiding ervan.

Men kan diverse soorten planningen onderscheiden:

• grove planningen: deze hebben tot doel de grove lijnen te schetsen van een project (bv. voor aanbestedingsplanningen)
• detailplanningen: deze hebben als oogmerk om de uitvoering en de verdere opvolging van het project in goede banen te leiden
• stroomopwaartse planningen: het gaat hier om de planning van de plannen, de inkoopplanning, de goedkeuringsdeadlines,..., die in principe aan de uitvoeringsplanning zouden moeten gekoppeld worden
• portfolioplanningen: deze moeten toelaten na te gaan of het mogelijk is nieuwe projecten aan te pakken, gelet op de capaciteiten van het bedrijf
• financiële planningen: deze hebben tot doel om de financiële impact van het project in kaart te brengen of om een overzicht te krijgen van de noodzakelijke projectfinanciering
• hulpmiddelenplanningen: deze moeten toelaten een beter beeld te krijgen van de noodzakelijke hulpmiddelen (bv. eigen ploegen en/of onder- en nevenaannemers).

De opgestelde planningen worden echter pas echt zinvol wanneer ze tijdens de uitvoering opgevolgd worden en aangepast in functie van het werkelijke verloop van de werken. Zo kan men immers prognoses maken waaruit men de toekomstige vorderingen van het project kan afleiden, wat toelaat doordachte beslissingen te nemen.

De uitvoeringsverantwoordelijke moet de beoogde werkmethoden nauwkeurig definiëren om de werf zo rendabel mogelijk uit te voeren, lettend op het budget dat voorzien werd. Hiertoe dient hij in eerste instantie de verschillende activiteiten, hun tijdsduur en logische volgorde vast te leggen. Het is immers enkel aan de hand van deze elementen dat hij zijn eigen middelen (ploegen en materiaal) en de werken die moeten gebeuren in onderaanneming kan bepalen.

Type Planningen

Er bestaan verschillende manieren om een planning op te stellen. De moeilijkheid ligt er dan ook in om die manier te kiezen die het best beantwoordt aan de doelstellingen. Er zijn immers diverse oplossingen voorhanden. Om te komen tot een planning die perfect aangepast is aan de behoeften van een bedrijf, kan men zich onder andere laten leiden door de volgende criteria:

de planninghorizon/voorspellingen: naargelang van de beschouwde planningtermijn, zal men moeten opteren voor een specifiek hulpmiddel. Zo zal een planningprogramma uiterst geschikt zijn voor een planning op middellange en lange termijn, terwijl de digitale vorm van de muurtabel een perfecte oplossing is voor een weergave op korte termijn (bv. enkel de volgende week)

• de omvang van de te beheren gegevens:
• aantal gelijktijdige werven
• aantal arbeiders
• al dan niet frequente wijziging van de gegevens, opstelling van prognoses
• de informatica-achtergrond : de gehanteerde aanpak kan verschillen naargelang de aannemer al dan niet vertrouwd is met het gebruik van computerprogramma's.

C3A-Planning met MS-Project

Ben je concreet op zoek naar een tool om je bouwproject (klein of groot, één of meerdere) op te volgen? MS Project (uit het Microsoft Office Pakket) kan je hierbij zeker helpen. MS Project biedt de mogelijkheid om je bouwprojecten op de voet te volgen. Zo weet je met één druk op de knop hoe lang een project reeds loopt en nog zal lopen, wat een project reeds gekost heeft en nog zal kosten, of er nog middelen beschikbaar zijn om andere projecten op te starten en nog veel meer.

Opleidingen rond Planning

Het WTCB organiseert regelmatig opleidingen rond planning. Hun agenda vermeldt o.a. een 4-daagse basiscursus MS-Project alsook een 2-daagse vervolmakingscursus MS-Project. Op woensdag 4 november 2009 (bekijk voor meer info de website www.c3a.be) organiseert C3A i.s.m. het WTCB ook enkele workshops rond deze problematiek. Daarna zullen ook enkele cursusdagen rond planning opgestart worden en dit heel specifiek vanuit het oogpunt van de architect.

Bij wijze van introductie is het wel inzichtelijk even in te gaan op de programma-overzichten die het WTCB momenteel aanbiedt. Op die manier krijg je alvast een idee welke topics in dergelijke workshops/cursussen aan bod komen.

Basiscursus MS-Project

Deze opleiding heeft tot doel om aannemers aan de hand van bouwsectorspecifieke oefeningen een overzicht te geven van de diverse toepassingsmogelijkheden van MS Project en een handleiding aan te reiken voor hun verdere projectplanningen.

Aan het einde van de cursus ontvangen de deelnemers een WTCB-template waarmee ze op eenvoudige wijze redelijk complexe projectplanningen kunnen opstellen. Deze opleiding is bedoeld voor bouwprofessionelen die planningen wensen op te stellen met behulp van MS Project, maar nog niet over voldoende basiskennis beschikken.

Programma Basiscursus MS-Project

Deze opleiding omvat de volgende deelaspecten:

• inleiding: doel van planning, stappen van het planningproces, toegepaste planningmethodes en algemene suggesties
• kennismaking met MS Project: opstelling van eenvoudige planningen, selectie van de juiste programmainstellingen, bepaling van uitvoeringstechnische beperkingen tussen activiteiten, aanduiding van de niet-werkbare tijd en cruciale activiteiten, efficiënt afdrukken
• beheersing van de planning: opstelling van financiële planningen voor aanbestedingsdossiers, selectie van specifieke gegevens, structurering van projecten, berekening van deadlines (bestellingen, goedkeuringen, enz.)
• projectopvolging: relatief eenvoudige oplossingen voor de opvolging van MS Project-planningen tijdens de uitvoering
• elektronische uitwisseling en multiprojecting.

Vervolmaking MS-Project

Daarnaast bestaat ook een vervolgmakingscursus. Met deze opleiding wil het WTCB de bouwprofessionelen de kans geven om hun kennis over MS Project te optimaliseren. Deze vervolmakingscursus schept een breder beeld van de toepassingsmogelijkheden van het programma en reikt ervaren gebruikers een praktische handleiding aan. Aan het einde van de cursus ontvangen de deelnemers een WTCB-template voor gevorderden.

Deze opleiding is bedoeld voor bouwprofessionelen die reeds enige ervaring hebben met het gebruik van MS Project voor de planning van hun bouwprojecten en die deze kennis wensen te verruimen. Om deze opleiding met succes te kunnen volgen, dient men te beschikken over voldoende bouwplaatservaring.

Programma Vervolmaking MS-Project

Deze opleiding omvat de volgende deelaspecten:

• herhaling van de basisprincipes van MS Project : PDM-methode, gegevensimport, opstelling van eenvoudige basisplanningen, inkorting en controle van de planning
• toewijzing van hulpmiddelen (personeel en onderaannemers) aan activiteiten, genereren van interessante rapporten
• kostengegevens: opstelling van een financiële planning, berekening van de voorfinancieringstermijn aan de hand van geëxporteerde gegevens, opstelling van financiële rapportages
• projectopvolging: overzicht van de verschillende opvolgingsmethodes (waaronder de earned value-methodologie)
• elektronisch uitwisselen en afdrukken van planningen.

C3A-Workshops en cursus MS-Project

Op woensdag 4 november organiseren we bij C3A enkele workshops Planning en MS-Project, bedoeld als introductie voor bouwprofessionals die zich verder willen verdiepen in de mogelijkheden van deze planningssoftware.

Bij voldoende interesse voor deze materie zal C3A i.s.m. het WTCB ook een tweedaagse cursus opzetten rond dit thema. Hou de C3A-Agenda in de gaten, en kan u niet aanwezig zijn op 4 nov. En hebt u toch interesse in deze planningssoftware, laat dit dan zeker eens weten via email!