Projectteam Tractienet Gent aan de slag met Projectportaalsite Buzzsaw

Sinds begin 2005 investeert de Vlaamse Vervoersmaatschappij De Lijn fors in de modernisering en de bedrijfszekerheid van haar tram tractienet te Gent. Dit project is enig in zijn soort omwille van de grootschaligheid ervan en de complexiteit om deze grondige renovatie door te voeren zonder de minste hinder naar tramexploitatie toe.

Voor de coördinatie en uitwisseling van alle projectdocumenten tussen verschillende projectpartners is sinds okt. 2007 het uitwisselplatform Buzzsaw succesvol in gebruik. Een interview met de hoofdrolspelers van dit project!

Projectteam 

De aannemersgroep die dit project zal realiseren bestaat uit de partners AEG Tranzcom, Siemens en Fabricom GTI, verenigd in de tijdelijke handelsvennootschap “Tractienet Gent”. Het studiebureau Technum-Tractebel engineering heeft de volledige ontwerpstudie gemaakt en staat De Lijn bij in de permanente opvolging en sturing van de kwaliteit tijdens de uitvoering.

Van start als pilootproject

Omwille van de complexiteit van het project en de veelheid aan diverse partijen stelde zich het probleem van een adequate en snelle documentuitwisseling voor de verschillende partners. Op initiatief van Gaby De Keyser – leidend ambtenaar namens De Lijn - en in samenwerking met C3A werd in augustus 2007 geopteerd om een pilootproject op te starten voor 2 maand. Op deze manier konden de andere bouwpartners vertrouwd raken met deze systematiek van gecentraliseerde documentbeheer. Na een positieve evaluatie half oktober 2007 werd volledig overgeschakeld op Buzzsaw voor het ganse projectteam.

Evaluatie

November 2008 – een dik jaar na de setup – komen de verantwoordelijken van de verschillende partners met name Gaby De Keyer, Wim De Ryck (Technum) en Dirk Cocquyt (Fabricom GTI) op initiatief van C3A samen voor een round-up van de stand van zaken. Hoe loopt Buzzsaw momenteel op Tractienet Gent? Wat vinden de verschillende gebruikers van Buzzsaw? Heeft het systeem een invloed op de globale projectaanpak?

C3A: “Als we het gebruik van Buzzsaw in cijfers vatten, zien we alvast heel wat projectactiviteit op het webplatform Buzzaw. Kan je dit wat nader toelichten?”

Gaby De Keyser: “Er staat vandaag een dikke 3GB projectdata online verspreid over meer dan 2000 files en meer dan 250 projectmappen. De site coördineert de informatie-verspreiding voor een 35-tal gebruikers waarvan we 25 teamleden tot de ‘heavy’ Buzzsaw-gebruikers mogen rekenen. In die zin kunnen we dus zeker stellen dat Buzzsaw intens gebruikt wordt en het centrale doorgeefluik van ons project is.”

C3A: “Buzzsaw wordt in eerste instantie gebruikt als centrale documentendatabase voor het volledige projectteam. Welke faciliteiten zijn daarnaast nog van doorslaggevende belang voor TNG?”

Wim De Ryck: “Het feit dat alle documenten en plannen via Buzzsaw altijd en overal voor iedereen consulteerbaar zijn afhankelijk van de door ons toegekende toegangsrechten is natuurlijk essentieel. Naast deze documentenbibliotheek worden ook heel frequent de versietechnieken in Buzzsaw gebruikt voor de workflows van technische fiches. In onderstaande screenshot zie u Technische Fiche 70023 waarbij de historiek van deze fiches met meerdere versies en revisies duidelijk zichtbaar is.”

“Via de ingebouwde FIND-functie kunnen we bovendien snel overzichten rapporteren van verschillende revisies en statussen aangaande de verschillende workflows (zie screenshot).”

C3A: “De implementatie van het systeem is ondertussen meer dan een jaar achter de rug, maar hoe verliep de introductie van de verschillende nieuwe gebruikers op Buzzsaw?”

Gaby De Keyser: “Als beheerder van de site kan ik stellen dat de instap voor een modale gebruiker heel laagdrempelig is. Nieuwe gebruikers activeer ik via een uitnodigingsmail met paswoord en het gebeurt eigenlijk maar heel zelden dat ik nog veel extra uitleg moet geven. De meeste reguliere acties wijzen zichzelf uit waarbij de nood tot opleiding eigenlijk zo goed als nihil is; op zich natuurlijk heel belangrijk met de strakke deadlines waarmee de bouw nu eenmaal werkt. Op vlak van support kan ik de meeste zaken direct zelf oplossen en indien nodig heb ik altijd een supportlijn bij C3A.”

C3A: “Internettoepassingen durven nogal eens de kwalijke reputatie hebben traag te werken. Hoe ervaren jullie Buzzsaw op dit vlak?”

Wim De Ryck: “Ik moet eerlijk bekennen dat ik op dat vlak heel aangenaam verrast ben door de applicatie Buzzsaw Standaard. Het systeem werkt echt snel en ook nu we reeds over meer dan 3 GB online webdata beschikken blijft de site snel werken. Ook op vlak van bereikbaarheid en performantie scoort Buzzsaw heel goed. Op uitzondering van een locale internetverbinding die eens niet meewil, is de server van Autodesk Buzzsaw altijd vlot bereikbaar.”

C3A: “Als TNG maken jullie gebruik van Buzzsaw Standaard. De meer geavanceerde versie Buzzsaw Professional hebben jullie bewust niet gekozen?"

Gaby De Keyser: “Inderdaad, bij de opstart van Buzzsaw hebben wij de 2 varianten evenwel bekeken en geëvalueerd. Buzzsaw Professional biedt inderdaad een aantal extra faciliteiten rond workflows, maar we wilden de lat ook niet te hoog leggen voor het projectteam. Met de Buzzsaw Standaard kunnen we “quick and straight” werken en zijn we zeker dat alle gebruikers mee zijn in dit verhaal. Dit was voor ons prioritair.”

C3A: “Voor de verspreiding van plannen maken jullie gebruik van PDF-files. De meeste Buzzsaw-projecten maken op dit vlak gebruik van DWF-files, een geoptimalieerde PDF-variant laat onze zeggen voor CAD-data. Is daar een specifieke reden voor?”

Dirk Cocquyt: “Wij hebben ook op dit vlak gekozen voor een pragmatische oplossing. Het is inderdaad zo dat het gebruik van DWF extra mogelijheden biedt om plannen te viewen en digitaal via Buzzsaw grafisch opmerkingen te maken op die plannen. Evenwel, de plannen voor TNG zijn in die zin qua vorm behoorlijk uitzonderlijke plannen. We spreken hier over plannen voor tramtracés die meestal heel lang en smal zijn. Dergelijke plannen kunnen niet/moeilijk geëvalueerd en geïnterpreteerd worden op een scherm. Meestal bekijken wij die plannen op de vergadering gewoon breed uitgeplot op papier en bespreken we die gezamelijk rond de vergadertafel.”

C3A: “Heeft het gebruik van de projectportaalsite Buzzsaw ook invloed gehad op jullie procesmatige manier van werken binnen TNG?”

Wim De Ryck: “Absoluut! Zonder dat we dit initieel voor ogen hadden, heeft Buzzsaw er wel voor gezorgd dat we nu onze projectvergaderingen veel efficiënter kunnen aanpakken. Op elke vergadering staat nu bijvoorbeeld een laptop met internetverbinding en beamer klaar. Indien een bepaald discussie-item naar boven komt, hebben we vanaf nu alle mogelijke files binnen de 5 sec. op het scherm. Vroeger kon je natuurlijk tonnen papier meezeulen en dan nog was juist die berekening of dat plan wat je juist nodig had, niet beschikbaar. Buzzsaw heeft in die zin dus onze vergaderingen absoluut veel sneller en to-the-point gemaakt.”

C3A: “Zijn er tot slot ook bepaalde zaken die jullie vandaag missen in het systeem? Hebben jullie m.a.w. ook wat feedback voor het ontwikkelingsteam van Autodesk?”

Gaby De Keyser: “Wat ik persoonlijk vandaag nog het meest mis binnen Buzzsaw, is een goede synchronisatie-tool tussen de online data op Buzzsaw en een locale gegevensdrager. Het is zo dat ik nu wekelijks een offline backup neem en daarbij telkens de volledige site archiveer. Een tool die de gewijzigde/nieuwe files opsnort en enkel deze files bijkomend archiveert, zou dit backupproces alvast veel sneller doen verlopen."

Wim De Ryck: “Zelf denk ik aan een aantal extra mogelijkheden om nog flexibeler het versiebeheer binnen Buzzsaw te organiseren. Buzzsaw biedt vandaag al heel wat faciliteiten op vlak van versiebeheer (zie hoger: nvdr), maar éénmaal je deze techniek goed beheerst, heb ik op vlak van nummering/metadata nóg wat wishes om dit verder nog meer naar mijn hand te zetten.”

C3A: “Heren, we nemen deze feedback zeker mee en briefen dit verder aan Autodesk. En alvast hartelijk dank voor deze interessante babbel.”