Groupware Buzzsaw werkmethodiek conform BouwData PB

Peggy Bovens van PB calc & consult ontwikkelt BouwData PB, een systematiek om, gebaseerd op Belgische en Nederlandse normen, de bouwkost te beheersen doorheen het volledige bouwproces. Via de recentste C3A-REVIT-Extensies zijn heel wat C3A-Userclubleden al in contact gekomen met Peggy Bovens, maar ook voor de organisatie en inrichting van een Buzzsaw-Portaal is het heel interessant de BouwData PB werkmethodiek ook op dit vlak even door te nemen.

Nood aan standaarden

Volgens Wikipedia is groupware een categorie van software die erop gericht is met een groep van gebruikers een gezamenlijk eindresultaat te bereiken. “Kennis delen” vormt de basis voor het gebruik van deze software. Daarnaast vormt groupware (zoals Buzzsaw) een belangrijk communicatiemiddel en kan een dergelijke webapplicatie deze (virtuele) samenwerkingsprocessen ondersteunen. Deze aspecten maken groupware tot een onmisbaar middel voor grote, verspreide organisaties om optimaal samen te werken.

Maar wanneer u Buzzsaw aanschaft, is dit, net zoals een document managementsysteem, een lege doos die nog ingericht moet worden. M.a.w. tussen alle gebruikers moeten er nog afspraken gemaakt worden omtrent het gebruik wil men effectief een eindresultaat bereiken. Bij een bouwproject werkt men met steeds wisselende partners. Telkens opnieuw een afsprakenset uitdokteren, vraagt veel energie en tijd.

Stakeholders (Project Groups in Buzzsaw)

In het kader van de organisatie van de groupware, is het logisch om in eerste instantie te analyseren wie de stakeholders (betrokken bouwpartners) zijn bij een bouwproces zodat er “project groups” gedefinieerd kunnen worden. Per “project group” kan dan bekeken worden welke toegangsrechten zij dienen te hebben om over voldoende informatie te beschikken om hun werk te kunnen doen. Anderzijds dient men er over te waken dat er geen “overkill” aan informatie ontstaat zodat de betrokken projectmedewerkers door de bomen het bos niet meer zien.

Om deze project groups in een bepaalde volgorde te laten verschijnen in Buzzsaw, worden zij van een codering voorzien. Vertrekpunt is een norm, i.c. tabel 4 van de BB-SfB. Kolom A van deze tabel betreft de organisatie van een bouwproject. Deel 2 daarvan betreft de financiën van het project.

• Luik r betreft het "verkopen". M.a.w. klanten krijgen als eerste deel van hun code A2r.
• Luik s zijn "vergoedingen". M.a.w. subsidiërende overheden krijgen als eerste deel van hun code A2s.
• Luik t staat voor "uitgaven". En dit zijn er nogal wat bij een bouwproject. Vandaar ook nog verdere onderverdeling:

1. A2t1 = eigenaar grond of bestaand goed
2. A2t2 = ontwikkelteam
3. A2t3 = nutsmaatschappijen
4. A2t4 = ontwerpteam
5. A2t5 = uitvoeringsteam

Hierbij is er een wezenlijk verschil in aanpak indien men werkt met een klassieke aanbestedingsprocedure dan wel in bouwteam.

Werkt men met een klassieke aanbestedingsprocedure dan blijft de eigenlijke kostprijsberekening van het bouwwerk buiten de groupware. Deze gebeurt in het systeem van de betrokken aannemers en enkel de verkoopprijzen komen op de groupware. Bij het werken in een bouwteam gebeurt de eigenlijke kostprijsberekening in overleg én op de groupware. Dit maakt de organisatie op de groupware aanzienlijk ingewikkelder maar zorgt anderzijds ook voor een veel grotere transparantie.

Hierdoor kan men vroeger en gerichter ingrijpen wanneer het budget dreigt te ontsporen. Vandaar dat er een opsplitsing is in:

• A2t5A = klassieke aanbestedingsprocedure
• A3t5B = bouwteam volgens principes van BouwData PB

Hoofdindeling Groupware

Fig.: overzicht in Buzzsaw van rechtenstructuur i.f.v. rol en verantwoordelijkheid binnen een bouwproject

Fig.: Basisindeling Groupware conform kolom A van tabel 4 van de BB-SfB

Iedere bouwpartner kijkt op een andere manier naar het bouwproces. Als je ieder van hen vraagt een mappenstructuur uit te werken, dan vormt zijn/haar invalshoek de hoofdstructuur. Tot op heden werkt Buzzsaw met een mappenstructuur en heeft BouwData PB® een standaard mappenindeling voor een bouwproject opgemaakt. Maar de blik blijft op de toekomst: deze codering kan ook de basis vormen voor een documentmanagement systeem.

Iedere ontwerper die vertrouwd is met C3A kent tabel 1 van de BB-SfB. Dit classificatie-systeem kent echter ook tabel 4 m.b.t. het bouwproces, kenmerken, prestaties en randvoorwaarden. Vooral kolom A m.b.t. de organisatie en het beheer van het bouwproces vormt de ideale basis om als hoofdindeling te fungeren bij het gebruik van een Buzzsaw platform.

Het eerste deel van de codering wordt dus gevormd door kolom A van tabel 4 van de BB-SfB. Een verdere onderverdeling is noodzakelijk om de diverse fasen van het bouwproces te onderscheiden. De Nederlandse norm NEN 2634 vormt hiervoor een uitstekend houvast. Het tweede deel van de codering wordt bijgevolg gevormd door de niveau-aanduiding van deze norm.

Bij de uitwerking van het ontwerp wordt het geheel een technisch complex kluwen. Hier biedt de STABU-codering een uitkomst. Het derde deel van de codering wordt dan ook gebaseerd op de STABU-hoofdstukken-indeling.

Niettegenstaande onderhavige standaard mappenindeling een zeer complex gegeven is – het behandelt het bouwproces vanaf de haalbaarheidsstudie tot de oplevering en geldt voor iedere mogelijke stakeholder: van individuele koper tot onderaannemer – is het gebruik in de praktijk véél eenvoudiger. Iedere stakeholder krijgt immers slechts die mappen te zien die voor hem/haar van belang zijn.

Leden van de BouwData PB Userclub beschikken over een “template groupware” waarbij alle stakeholders reeds zijn gedefinieerd en hun bijhorende rechten voorgeprogrammeerd. Elk Userclublid kan deze template “klonen” naar zijn eigen buzzsaw platform.

Het is aan te raden om dit één maal te doen naar uw eigen Buzzsaw platform toe en daar de template verder te personaliseren door eigen sjablonen toe te voegen of vaste bouwpartners aan de projectgroepen toe te wijzen. Voor volgende projecten vertrek je dan vanuit jouw gepersonaliseerde template.

Niet te vergeten!

Het invullen van de groupware is en blijft uiteraard mensenwerk en de kwaliteit van de groupware blijft recht evenredig met de discipline die iedere bouwpartner aan de dag legt.