Eurostation van start met Buzzsaw Professional op project Gent Sint-Pieters

Voor het projectmanagement van het project Gent Sint-Pieters heeft Eurostation gekozen voor de projectportaalsite-oplossing Autodesk Buzzsaw Professionals. Niet alleen voor de uitwisseling van documenten, maar ook voor het organiseren van workflows en goedkeuringen wordt Buzzsaw de centrale spil van dit complexe bouwproject.

Situering

Het station Gent-Sint-Pieters is gebouwd aan de vooravond van de Wereldtentoonstelling van 1913. Het werd de motor voor de ontwikkeling van een heel nieuw stadsdeel. Ongeveer een eeuw later staat Eurostation voor een operatie van dezelfde omvang: het station en zijn omgeving aanpassen aan de behoeften van de 21ste eeuw. Voor het projectmanagement van dit complexe project is Eurostation gestart met de implementatie van Buzzsaw Professional.

Het project omvat zowel de renovatie van het station Gent Sint-Pieters als de herinrichting van de ganse omgeving. De totaliteit van het project loopt over meer dan 10 jaar en impliceert de betrokkenheid van héél veel projectpartners. Autodesk Buzzsaw zal als projectportaalsite gebruikt worden voor alle nauw betrokken bouwpartners zoals architecten, ingenieurs, aannemers, leveranciers,… en dit zowel voor de uitwisseling van documenten als het organiseren van workflows rond wijzigingsfiches, technische fiches, verrekeningen...

Figuur: Screenshot van de Buzzsaw Projectportaalsite van Eurostation

Project

Eurostation werkt op dit project o.a. nauw samen met Stad Gent, Infrabel, NMBS Holding, De Lijn en Het Vlaams Gewest (Administratie Wegen en Verkeer). De modernisering van het huidig stationsgebouw met zijn ontsluiting valt uiteen in een ganse reeks deelprojecten zoals daar zijn:

• Renovatie spoorwegstation
• Bouw van een bus- en tramstation
• Aanleg van nieuwe tramlijnen
• Parking voor 2800 wagen
• Constructie van residentiële bebouwing
• Opwaardering van groene zone
• ... 

Probleemstelling: Keuze voor een projectportaalsite

Voor de realisatie van dit project besloot Eurosation gebruik te maken van een projectportaalsite. Immers, het uitwisselen, consulteren, herwerken,… van documenten voor een project op dergelijke schaal impliceert de aanmaak en distributie van duizenden documenten. Na meerdere oplossingen te hebben bekeken en geëvalueerd, viel de keuze van Eurostation op C3A en Autodesk.

Zowel een goede prijs-kwaliteit verhouding, als sterk uitgebouwde functionaliteiten en de uitstekende reputatie van een wereldwijde speler als Autodesk garanderen de continuïteit van deze oplossing, toch noodzakelijk voor een project met een dergelijk lange tijdshorizon voor ogen!

Professionele projectcommunicatie

“Dit betreft een project met een heel grote draagwijdte met heel veel interveniërende partijen”, licht Michel Dewanckele, Project Manager Eurosation verantwoordelijke voor het project Gent Sint-Pieters. “De uitwisseling van projectdocumenten moet op een professionele manier kunnen gebeuren. Opsturen van documenten via email of CD neemt tijd in beslag, (over)belast onze postbussen en biedt uiteindelijk geen duidelijk beeld van de verschillende versies van documenten. Met Autodesk Buzzsaw zullen alle (onder-) aannemers toegang hebben tot onze portaal en op een eenvoudige en intuïtieve manier projectdocumenten kunnen raadplegen.

Een duidelijk overzicht van de laatste planversies maakt het mogelijk steeds het juiste document te downloaden en een abonnementsysteem van notificaties houdt u enkel op de hoogte van pertinente wijzigingen. Voor de eerste deelprojecten, schatten we op een 50-tal gebruikers van het systeem. Volgend jaar, wanneer meerdere deelprojecten parallel in uitvoering gaan, moet dit oplopen tot een 100-tal.

Workflows

Naast het organiseren van Buzzsaw-folders voor de verspreiding van documenten, heeft Eurostation ook een aantal workflows opgezet om specifieke business processen beter en vlotter te organiseren. Bovendien maakt deze werkwijze ook een duidelijke rapportering mogelijk van reeds afgehandelde en niet afgehandelde actiepunten.

Figuur: schematische voorstelling van een workflow rond vorderingsstaten

Concreet zijn in een eerste fase 4 workflows opgezet rond volgende processen.

• Wijzigingsfiches
• Technische Fiches
• Verrekeningen
• Vorderingsstaat en schuldvordering

Figuur: screenshot van een form (invulformulier) die via voorgaaande workflow wordt rondgestuurd m.b.t. vorderingsstaten

Eurostation

De kernactiviteiten van de n.v. Eurostation zijn enerzijds het maken van architecturale en bouwkundige studies en anderzijds vastgoedontwikkeling. Het studiebureau Eurostation is gespecialiseerd in het ontwerpen en realiseren van HST-terminals en stations. De meest omvangrijke studieopdrachten zijn de HST-stations Brussel-Zuid en Antwerpen-Centraal. Daarnaast bestudeert Eurostation, ook in opdracht van de NMBS, de vernieuwing van een reeks andere stations. Bij de ontwikkeling van vastgoedactiviteiten beoogt Eurostation spoorwegdomeinen op te waarderen en stationsbuurten te vernieuwen.

Meer info: eurostation

Publieke website Gent Sint-Pieters